Как и сколько хранятся телефонограммы?
Сайт-помощник по составлению различных договоров. Шаблоны и бланки. Всё готово, от вас — вставить в редакторе свои данные и распечатать.
При передаче ТФГ после представления говорят абоненту: «Примите телефонограмму». Следует дать время абоненту подготовить все необходимое для записи. Дальше четко диктуют текст, после чего просят повторить текст. В конце следует назвать фамилию передавшего ТФГ, время передачи, телефон и спросить: кто принял.
Человек, который принимает телефонограмму, должен полностью повторить (зачитать) ее текст для подтверждения правильности записи. Принятая телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и напечатана.
Регистрация факсограмм, предназначенных для отправки или поступивших в организацию, осуществляется в картотеках (журналах) установленной формы. 11.
Это может быть информация о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.), о каких-либо действиях, которые может или должен совершить корреспондент, либо об особенностях применения законодательных или иных нормативных правовых актов и др. Такие письма в совокупности относят к письмам информационного характера.
Образец бланка исходящих телефонограмм Научно-производственное Производственное ремонтно-эксплуатационное объединение Передал — Щукина Принял — Карташова тел. 456 77 89 тел. 345 67 89 00.00.00 № 12/45 Время передачи 10.45 00.00.00 в 15.00 в НПО «Прибор» состоится совещание по вопросу внедрения в производство новой технологии. Адрес: Кавказский бульвар, 56. Зам.
Состав организационно-распорядительных документов. Документирование и организацию работы с официальными документами. Правила оформления распорядительных документов. Основные виды распорядительных документов, примеры оформления постановления, приказа.
Поступающая в организацию телефонограмма записывается принимающим на стандартном бланке или на чистом листе с соблюдением стандартных правил оформления.
Кузнецова А.Н. Машинопись и делопроизводство. 2-е изд., испр. — М.: Изд-во ДОСААФ, 1987. 2. Березин Б.И. Самоучитель машинописи.
Православная Церковь выделяет определенные промежутки времени для духовного осмысления своей жизни. Эти периоды в церковной…
Письмо — основное средство связи юридических лиц между собой и с физическими лицами. Письмо — основа управленческих коммуникаций.
Инструкции судов
Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах РФ предусматривает ведение в секретариате председателя суда журнала приема-передачи телефонограмм, поступивших на имя председателя и его заместителей, а также некоторые правила обработки входящих телефонограмм. Иные нормы, касающиеся данного вида извещений, в том числе в отношении участников судопроизводства, в Инструкции отсутствуют. Инструкция Верховного Суда РФ умалчивает о телефонограммах. Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде предусматривает вызов телефонограммой участников уголовного судопроизводства. Требования к оформлению, а также иные варианты использования оповещений данного вида не установлены.
Редкие инструкции, разработанные для мировых судей в субъектах Федерации, регламентируют оформление, прием и отправку телефонограмм. Две из 10 произвольно отобранных и изученных инструкций (методических рекомендаций, принятых в Волгоградской, Курской, Ленинградской, Липецкой и Челябинской областях, Краснодарском и Пермском краях, Ханты-Мансийском автономном округе — Югре, городах Москве и Санкт-Петербурге) предусматривают ведение журнала регистрации исходящих и входящих телефонограмм. Прочие обходят затронутый вопрос стороной. И только в одной области, Челябинской, телефонограммам посвящен отдельный пункт, который предусматривает их подписание мировым судьей, регистрацию в журнале, а также проставление после передачи даты и времени передачи, Ф.И.О. и номеров телефонов передавшего и принявшего. Правила определения юридической силы телефонограммы, рекомендуемые Росархивом, инструкцией не восприняты.
Как отправить телеграмму через Ростелеком
Как мы уже упоминали, компания Ростелеком до сих пор оказывает услугу отправки междугородних и международных телеграмм. Подобное сообщнеие можно отправить как в пределах страны, так и в страны ближнего и дальнего зарубежья. Сложно найти в мире такое место, где бы была недоступна телеграфная связь. Телеграмму Ростелеком можно отправить:
- в ближайшем отделении электросвязи
- продиктовать по телефону
- в ближайшем отделении почтовой связи
Наиболее востребованным способом отправки телеграммы является второй вариант, так как в нем нет необходимости куда-то идти и тратить свое время на выстаивание в очередях. Отправить телеграмму можно как с домашнего телефона, так и с телефона организации, в которой вы работаете. Еще одним плюсом является возможность отправки сообщения в ночное время, когда все отделения связи попросту закрыты. По телефону принимаются следующие виды телеграмм:
- с доставкой на художественном бланке
- с доставкой на музыкальном бланке
- с уведомлением о вручении
- с доставкой в срок, указанный отправителем
Первые два вида относятся к категории Люкс или Люкс-М и используются для поздравительных сообщений, чтобы порадовать человека необычным оформлением телеграммы.
Оплата за отправку будет включена в квитанцию по оплате вашего телефона
Обращаем ваше внимание на то, что телеграмму нельзя отправить с мобильного телефона
Еще, многих пользователей интересует возможность отправки телеграммы через интернет онлайн. Тут нам придется вас огорчить, так как подобной возможности не существует и вам придется воспользоваться одним из вышеперечисленных способов.
Что касается международных телеграмм, то их отправляют на разрешенных языках с помощью букв латинского алфавита.
Образец бланка исходящего телефонного разговора (стандарт бумаги А4)
--------------------------------------------------------------------------¬¦Название фирмы и адрес: ¦¦ ¦¦Кто звонит (Ф.И.О., отдел): ¦¦ ¦¦Кому звонят (Ф.И.О., N телефона): ¦¦ ¦¦Дата: _____________ Время: _______________ ¦¦ ¦¦Предмет разговора, цель: ¦¦ ¦¦Основные вопросы предстоящего разговора: ¦¦ ¦¦Ссылка на сопутствующие документы: ¦¦ ¦¦Ссылка на предыдущие звонки: ¦¦ ¦¦Пометки во время разговора (что согласовано, что нет, даты, крайни妦сроки): ¦¦ ¦¦Действия, которые следует предпринять после разговора: ¦L--------------------------------------------------------------------------
Работа секретаря с телефонограммами. Секретарю часто поручается передача телефонограмм. В этом случае, соединившись с абонентом, после приветствия и представления говорят: «Примите телефонограмму» и ждут, когда собеседник подготовится к ее приему.
Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре, проверяется и подписывается руководителем. Диктуют телефонограмму, четко выговаривая текст, не спеша, с паузами, чтобы дать возможность точно записать.
После передачи телефонограммы нужно попросить записавшего повторно прочитать текст, чтобы убедиться в правильности записи. Фамилии и трудно воспринимаемые на слух слова передают с разбивкой по буквам, допущенные ошибки исправляются. В организации могут быть специальные бланки для телефонограмм, если они составляются часто, но обычно они оформляются на чистом листе бумаги.
Особенностью этого вида документа является указание должностей, инициалов и фамилий сотрудников, передавшего и принявшего сообщение, номера их телефонов и указание времени приема телефонограммы. Если телефонограмма передается в несколько организаций, то к ней прилагается их список с номерами телефонов.
Телефонограмма имеет типовой формуляр (см. рис. 1).
--------------------------------------------------------------------------¬¦Наименование учреждения-автора Адресат ¦¦ ¦¦Должность, инициалы, фамилия лица, Должность, инициалы, фамилия лица, ¦¦передавшего телефонограмму, номер принявшего телефонограмму, номе𠦦его телефона ¦¦ ¦¦ Время приема телефонограммы ¦¦ ¦¦ ТЕЛЕФОНОГРАММА ¦¦Дата N ____________ ¦¦ ¦¦ ¦¦Текст телефонограммы (не более 50 слов) ¦¦ ¦¦Должность лица, подписавшего телефонограмму ¦¦или от имени которого телефонограмма подпись ¦¦передается ¦L--------------------------------------------------------------------------
Рис. 1
В некоторых организациях, в силу специфики их деятельности, прием и передача телефонограмм ведутся в соответствующих журналах входящих и исходящих телефонограмм.
Ответ на факсограмму высшего руководства
К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам. К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем из-за.
К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за. Фирма оставляет за собой право обратиться. условный или полный текст (содержание телеграммы); регистрационный номер (проставляется цифрами в конце текста телеграммы перед подписью без знака №, возможно сокращение «нр»); подпись (только фамилия должностного лица, подписавшего документ; может быть указана его должность). Каждый реквизит начинают с новой строки без абзаца. В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер документа, на который дается ответ. Оформление телеграмм, телефонограмм, факсов Другие рефераты по предмету Экономика 1.
Пример оформления принятой телефонограммы Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного но каналам факсимильной связи. Факсограммы выделяются в отдельную группу корреспонденции исходя из особенностей передачи информации. По каналам факсимильной связи передаются документы, срочно требующиеся адресату. Факсимильный терминал (телефакс) – устройство, обеспечивающее преобразование графической информации на бумажном носителе в электрические сигналы, их передачу но сетям электросвязи и прием – обратное преобразование.
При использовании компьютеров в качестве факсимильных терминалов графическая информация может быть представлена в форме файлов, хранящихся на устройстве долговременной памяти вычислительной системы. Факсимильная связь позволяет передавать тексты, таблицы, рисунки, чертежи.
В связи с этим может возникнуть вопрос: каким образом на документе должны быть проставлены подписи сотрудников, принявших и передавших такое сообщение, а также лица, от чьего имени передается информация? При составлении телефонограммы сотрудником передающей организации в документе полностью указываются реквизиты для простановки трех подписей:
При этом подписывают документ только должностные лица организации, передающей телефонограмму. Получатель составляет свой экземпляр аналогичным образом, но подписывает его только принявший сотрудник. Регистрация При регистрации телефонограмм также следует руководствоваться правилами, утвержденными типовой инструкцией по делопроизводству организации.
Способы оплаты
Оплатить услугу телеграммы клиент может в отделении почты наличными или банковской картой. В случае с онлайн-заказом, банковские карты также являются одним из способов, они дополнены мобильным платежом. То есть, средства за отправку могут списать со счета мобильного телефона, но это потребует уплаты комиссии 2-4%, в зависимости от мобильного оператора.
Телеграммы в XXI веке еще можно отправлять, при этом можно делать это как из отделений связи, так и через интернет. Срочное послание дойдет в срок до четырех часов, стандартное – за 8-12 часов, в зависимости от удаленности получателя.
Преимущества телеграммы
Такое отправление, как телеграмма, имеет свои плюсы, которые связаны с самим форматом:
- в отличие от письма, данное отправление приходит на протяжении суток после отправки;
- можно сэкономить, так как тарифицируется каждое слово;
- сохраняется тайна переписки;
- при потребности, телеграмма может быть юридически весомым документом, поскольку иногда ее вручение является важным фактором;
- текст сообщения будут посылать в точности так, как он был продиктован.
Если необходимость передать сообщение есть у обычного человека своему другу или родственнику, лучше воспользоваться электронной почтой или телефонной связью. Во всех остальных ситуациях, особенно если сведения официальные или человек не умеет пользоваться технологическими каналами коммуникации, он может воспользоваться телеграммой.
Журнал регистрации исходящих телефонограмм
N п/п |
Регистрационный номер |
Адресат |
Текст телефонограммы |
Кто принял |
Кто передал |
Кого информировать |
Примечание |
Особенность принимаемой телефонограммы заключается в том, что ее оформляют в 2 экземплярах:
1-й — передают руководителю;
2-й — хранится у секретаря или фиксируется в специальном журнале, может быть использован в случае утери первого экземпляра.
Таким образом, телефонные переговоры относятся к бездокументному обслуживанию руководителя, однако, как видно из представленного материала, эта административная функция секретаря документируется.
Использование трафаретных бланков журнала учета телефонных звонков, журналов входящих и исходящих телефонограмм и других способствует оптимизации передачи информации секретарем руководителю с помощью такого средства связи, как телефон.
И.В.Топчиева
Доцент
РГГУ
Телефонограмма (образец заполнения)
Телефонограммы могут оформляться на чистом листе бумаги преимущественно формата А5, на специально разработанном бланке (если передаются или принимаются чаще 200 раз в год) или в некоторых случаях могут записываться в книгу телефонограмм. Типовой формуляр телефонограммы сложился традиционно и обеспечивает удобство передачи и рациональность записи принимаемой информации. В его состав входят следующие реквизиты (в последовательности, отражающей процесс передачи-приема): адресат, название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА), дата, регистрационный номер (в случае необходимости), текст, подпись, отметка о передаче, отметка о приеме, время приёма-передачи. При оформлении телефонограммы угловое расположение реквизитов является предпочтительным. Реквизит «адресат» оформляется в правом верхнем углу листа бумаги.
При приеме телефонограммы необходимо записать; — название фирмы и номер ее телефона; — текст телефонограммы; — должность, инициалы и фамилию лица, подписавшего телефонограмму, а также лица, ее передавшего; — дату и время приема. Принимаемая телефонограмма фиксируется в соответствующем журнале и, как правило, оформляется в двух экземплярах: один передается руководителю, второй — хранится у секретаря и используется в случае потери первого экземпляра. В практике иностранных компаний применяются специальные блокноты для записи полученных телефонограмм, в которых каждая записываемая на первом листе телефонограмма дублируется с помощью копировального слоя на втором.
Бланки телефонограмм на первом листе разделены перфорационной строчкой для облегчения отрыва оформленной телефонограммы.
Телефонограмма
Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения. 7. Запрещается передавать тексты документов с информацией ограниченного доступа (секретные, с пометками «Для служебного пользования», «Не для печати» и т.д.).
Инфо
В том случае, когда документ направляется в сторонние организации, на документе указывается номер факса (с кодом страны, города) получателя. На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка «Факс с досылкой» или «Факс без досылки».
иностранных языкахустановленной формы
Почему важно корректно оформить телефонограмму?
Важность корректного оформления телефонограммы обуславливается следующими причинами:
Ясность и понятность. Оформление телефонограммы согласно установленным правилам позволяет сделать текст более понятным и простым для восприятия получателем. Четко выделенные разделы, правильное использование заголовков и списков позволяют структурировать информацию и облегчают ее восприятие.
Экономия времени. Корректно оформленная телефонограмма позволяет получателю быстро ориентироваться в информации и находить необходимые данные
Это важно в условиях ограниченного времени, когда быстрая и точная передача информации играет решающую роль.
Повышение профессионализма. Корректное оформление телефонограммы является проявлением профессионализма и внимания к деталям
Тщательно подобранный стиль и организация информации могут создать положительное впечатление о владельце телефонограммы и повысить его или ее авторитет.
Улучшение коммуникации. Оформление телефонограммы в соответствии с установленными правилами помогает избежать недоразумений и неточностей при передаче информации. Четкость и ясность текста снижают вероятность возникновения непонимания и улучшают коммуникацию между отправителем и получателем.
Корректное оформление телефонограммы играет важную роль в эффективной передаче информации и взаимодействии между людьми. Умение правильно оформлять телефонограммы является необходимым навыком, которой поможет сделать процесс коммуникации более эффективным и успешным.
Телефонограмма — советы адвокатов и юристов
Как правило, при помощи телефонограммы принято передавать сведения и запросы, необходимые для быстрого решения производственных вопросов и организации трудового процесса:
- Информация о назначении, отмене, переносе времени и даты мероприятия. К данной категории относится уведомление о месте и времени судебного заседания, предусмотренное процессуальными нормами.
- Запросы на срочное предоставление сведений, отчетности и прочее.
- Приглашения на мероприятия: совещания, конференции, методические объединения и прочее.
- Просьбы и предложения делегировать представителей организации в командировки, на выездную работу.
- Краткие отчеты, результаты исследований, опросов и прочее.
Основная задача телефонограммы
С помощью телефонограмм обычно передаются следующие сведения:
- приглашения на конференции, встречи, совещания, заседания,
- информация о переносе или отмене назначенных ранее мероприятий,
- просьбы направить представителей на выездные работы,
- короткие отчеты,
- запросы информации, не требующие приложений, и т.п.
цель телефонограммы – документально зафиксировать факт передачи оперативной информации. Об этом говорит, например, п. 4.5.
4 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утв. приказом ФТС РФ от 18.10.
2004 № 160: «Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления».
Екатерина Каменева, главный специалист Управления документационного обеспечения Госкорпорации «Росатом»
Телефонограмму скорее нужно рассматривать как дополнительный аргумент в судебном споре, а не как единственный и достаточный. Лучше всего ее использовать для решения задач, не выходящих за пределы родной организации / ведомства.
Как отправить телефонограмму?
Как правильно отправить уведомление телефонограммой? Подготовка и передача сведений таким способом включает в себя следующие этапы:
- Подготовка черновика. Потребуется составить текст будущего телефонного сообщения. Его нужно писать доступным, лаконичным языком, избегая сложных, сленговых или явно простонародных речевых оборотов, двусмысленностей, труднопроизносимых словосочетаний. Объем текста не должен содержать более 50 слов. При необходимости телефонограмма согласовывается с лицом, от имени которого передается информация.
- Телефонное сообщение оформляется в соответствии с установленными в организации правилами документооборота: на бумажном носителе с присвоением даты и порядкового индивидуального номера. Лицу, от имени которого направляется сообщение, следует ознакомиться и подписать телефонограмму.
- В ситуации, когда сообщение рассылается нескольким абонентам, дополнительно к телефонограмме составляется список-приложение с указанием наименования и телефонного номера каждой организации.
- Телефонограмма проходит регистрацию в специальном журнале (если такой ведется в организации) или исходящей корреспонденции.
- Передача телефонного сообщения: дозвониться абоненту, попросить принять телефонограмму, сообщить Ф.И.О. и должность свои и лица, от имени которого передается информация, свой номер телефона.
- Четко и разборчиво продиктовать текст телефонного сообщения. Попросить абонента перечитать записанное, чтобы избежать ошибок при передаче.
- Узнать и записать входящий номер, под которым зарегистрирована телефонограмма в организации абонента.
Телефонограмма – это что такое?
Отметим, что телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки). Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий и т.п
случаев, когда переданное сообщение крайне важно оформить документально. Отметим, что телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи
Пример оформления входящей телефонограммы Бланки для телефонограмм целесообразно иметь только при большом (более 200 в год) количестве данных документов. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре.
Договор на оказание услуг, аутстаффинга, аутсорсинга
- Договор перевозки, фрахтования, траспортной экспедиции
- Договор передачи, отчуждения
- Договор подряда: бытового, строительного, субподряда
- Договор поручения, договор поручительства
- Договор поставки, контрактации
- Договор проката: бытового, строительного
- Договор пожизненной ренты, пожизненного содержания
- Договор ссуды, безвозмездного оказания услуг
- Договор страхования, перестрахования
- Трудовой договор с работником
- Договор уступки прав и перевода долга
- Ученический договор с работником
- Учредительный договор, договор о совместной деятельности
- Договор хранения, материальной ответственности
- Прочие договоры
Договоры по тегам Цитата на века Одно и то же слово и совет На пользу мудрецу, глупцу во вред.
Пример оформления характеристики
Пример оформления гарантийного письма
14.01.2009 № 231/05-14
На № 251 от 10.01.2009
О предоставлении услуг
по установке и наладке оборудования
Просим вас в срок до 15 января провести работы по установке и наладке компьютеров, программного обеспечения и оргтехники для вычислительного центра АО «Кедр», расположенного по адресу ул. Республики, д.36, офис 25.
Оплату гарантируем в течение трех дней после заключения договора.
Наши банковские реквизиты: р/с № 30901810367006006710 в Западно-Сибирском банке Сбербанка России, БИК 047102651, ИНН 7707083893, кор/счет 3010181080000000651 в ОПЕРУ ГУЦБРФ по г. Тюмени.
Приложение:
1. Перечень устанавливаемого оборудования для вычислительного центра АО «Кедр» на 1 л. в 4 экз.
Генеральный директор Москвич
Р. И. Москвич
Главный бухгалтер Петрякова
Л. В. Петрякова
Оттиск печати
О. Л. Петрова
Приложение №6
На секретаря
Захарову В. В.
Захарова Валентина Васильевна, 1980 года рождения, имеет высшее образование, в 2002 году окончила Тюменский государственный университет по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления».
На службу в ОАО «Тюменьгосплем» поступила в 2002 году на должность секретаря. За время работы Захарова В.В. проявила себя как высококвалифицированный специалист в области документационного обеспечения управления, хорошо знающий документооборот. К исполнению должностных обязанностей Захарова В.В. относится добросовестно и ответственно. Характеризуется высокой степенью дисциплинированности. При решении сложных вопросов проявляет самостоятельность и оперативность. Старательна в выполнении распоряжений руководства.
Захарова В.В. обладает организаторскими способностями, пользуется авторитетом у коллег и сотрудников смежных подразделений. Умеет творчески подходить к делу.
В общении открыта, всегда старается высказать свое мнение. Терпелива и вежлива с коллегами, внимательна к их просьбам.
Генеральный директор Викулова
Л. Н. Викулова
Начальник отдела кадров Дмитриева Д. Д. Дмитриева
Оттиск печати
С. П. Петрова
Приложение № 7
ТЕЛЕФОНОГРAMMA 20.11.2008 № 34
24.11.2008 в 13:00 в ЗАО «Тюменский нефтяной научный центр» состоится научно-практическая конференция на тему «Внедрение нанотехнологий в жизнь человека». На конференцию приглашается генеральный директор ООО «Геодата» A.M. Верховцев.
Заместитель директора Демина
Ю. П. Демина
Таблица 1. Краткий перечень того, что следует и чего не следует делать, когда на вашем столе звонит телефон
Не следует
Следует
1. Долго не поднимать трубку
1. Поднять трубку до четвертого звонка телефона
2. Начинать разговор словами: «Привет», «Да», «Говорите»
2. Представиться и назвать свое подразделение и свою должность
3. Спрашивать: «Могу ли я вам помочь?»
3. Спросить: «Чем я могу вам помочь?»
4. Вести две беседы одновременно
4
Концентрировать внимание на одной беседе, внимательно слушать
5. Оставлять телефон без присмотра хотя бы ненадолго и занимать его
5
Предложить перезвонить, если требуется время для выяснения деталей
6. Использовать для заметок клочки бумаги и листки календаря
6. Использовать бланки для записи телефонных разговоров или деловой блокнот
7. Говорить: «Все обедают», «Никого нет», «Перезвоните»
7. Записать информацию и сообщить абоненту, что ему перезвонят
В соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих <3> секретарь руководителя «организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно сообщает ему информацию, полученную по каналам связи».
<3> Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. 3-е изд., дополненное. М., 2001. С. 320.
По подсчетам специалистов, телефонные переговоры занимают значительную часть рабочего времени секретаря, так как около 75% ежедневных вопросов он решает по телефону.
В должностные обязанности секретаря руководителя входят:
- прием всех телефонных вызовов и их систематизация;
- ответы абонентам;
- фильтрация вызовов;
- соединение руководителя с абонентом в случае необходимости.
Главная задача секретаря в работе с телефоном — освободить руководителя от вызовов, не адресованных ему. В лице секретаря руководитель обретает своеобразную защиту от ненужных звонков, так как они нарушают нормальный режим работы и разбивают рабочий день руководителя на короткие обрезки времени. Такая дробность рабочего времени мешает руководителю сосредоточиться
Не согласованные заранее звонки и непредсказуемые темы для обсуждения вынуждают руководителя резко переключать внимание на решение возникающих задач
Следовательно, помощь секретаря в организации служебных разговоров (переговоров) по телефону способствует рациональной организации работы руководителя.
В регламенте совместной работы с руководителем по предварительной договоренности можно оговорить определенные отрезки времени, когда:
- все телефонные вызовы руководитель принимает сам;
- телефонные вызовы принимает секретарь, их систематизирует и только самые важные подключает к аппарату руководителя.
Секретарь должен знать круг лиц и организаций, с которыми следует соединять руководителя в любое время.
Организация и ведение телефонных переговоров относятся к административным функциям секретаря, бездокументному обслуживанию руководителя.
Однако практика показывает, что в процессе подготовки, приема и ведения телефонных переговоров образуются документы, без которых работа секретаря не была бы эффективной, а переданная руководителю информация — полной, достоверной и своевременной.
Рассмотрим основные виды бланков, образующихся в процессе подготовки, приема и ведения телефонных переговоров:
— телефонный бланк секретаря;
— трафаретный бланк входящих звонков;
— бланк исходящих телефонных разговоров.
Анализу подлежит также такой вид информационно-справочного документа, как телефонограмма.
Автор обращает также внимание на учетные формы (журналы):
— журнал (блокнот) входящих телефонных переговоров;
— журнал входящих телефонограмм;
— журнал исходящих телефонограмм.
Для удобства систематизации телефонных звонков по указанию руководителя у секретаря, как правило, имеется телефонный бланк с критериями, согласно которым входящие разговоры должны быть:
- отклонены;
- перенесены (повторный звонок);
- пропущены к руководителю.
Может быть использован и другой вариант телефонного бланка секретаря (см. табл. 2).