Информационно справочные системы кратко

Введение

Данный реферат посвящен теме «Правовые базы данных», которая на сегодняшний день носит актуальный характер.  В настоящее время ежемесячно издается около двух тысяч нормативных документов, определяющих деятельность любой организации.Чтобы доставлять и разъяснять правовую информацию ее исполнителю, в бывшем СССР издавался ряд специальных изданий, которые выписывались на любом предприятии. Каждый новый нормативный акт сопровождался официальным перечнем уже действующих документов, которые подлежали изменению или приведению в соответствие с появившимся актом.Перемены в экономической жизни нашей страны привели к тому, что законодательство стало изменяться намного чаще. Стало крайне сложно собрать всю необходимую информацию, основываясь лишь на официальных публикациях именно поэтому потребовалось создание таких программ, как «КонсультантПлюс», «Гарант», «Эталон».

Цель выбранной темы заключается в изучении, исследовании правовых базы данных.

В рамках достижения поставленной цели можно выделить ряд задач:

1.      Выявить какие правовые базы данных существуют на сегодняшний день.

2.      Дать характеристику и правила пользования данных программ.

Данная работа включает в себя три раздела с описаниями правовых баз данных: «КонсультантПлюс», «Гарант», «Эталон».

В качестве источников по данной теме были использованы интернет ресурсы .

Математическое оснащение

Набор программ для информационно-справочных систем достаточно обширный, с его помощью можно выполнять различные алгоритмы действий. Облегчилось управление и преобразование данных внутри ресурса. Без «формальных языков» этот вид не смог бы существовать, сюда относятся:

1. Внешний мир.
2. Программы.
3. Подпрограммы.
4. Программирование.

На продуктивность могут повлиять некоторые факторы, к ним стоит отнести правильное структурирование процессов, оптимальное распределение режимов работы и четкость команд, принятых от пользователя. Новые разработки программного обеспечения также играют немаловажную роль в производительности любой информационно-справочной системы. Современные ресурсы способны распознавать наиболее важные задачи и выполнять их в первую очередь, режимы иногда совмещаются, а сведения доходят за определенное время. Нестандартные запросы не страшны, программа самостоятельно подбирает максимально приближенную информацию и преподносит ее человеку.

База данных «Эталон[1]» НПИЦ министерства юстиции РФ

“Эталон” — компьютерная система, предназначенная для оперативного получения законодательных, нормативных и других документов в их действующей редакции. “Эталон” представляет собой базу данных, содержащую более 100000 документов, хранимую на компьютере пользователя, и поисковую оболочку, обрабатывающую эту информацию. Документы, подобранные в этой базе, представляют собой наиболее часто спрашиваемые документы в их действующей редакции. Совершенный механизм обновления базы данных, то есть “закачки” в базу новой информации, которая может проводиться, при необходимости, ежедневно, позволяет держать базу в актуальном состоянии.

“Эталон” — официальная база данных, которая ведется Министерством юстиции Российской Федерации. Сама база не ограничивается 100000 документами, любой пользователь “Эталона”, через региональные Центры правовой информатизации, получает доступ к центральным архивам Министерства юстиции, содержащим более1000000 документов.

Пользователями “Эталона” являются: суды и органы юстиции РФ, Совет Федерации и Государственная Дума РФ, Служба безопасности Президента РФ, Правительство РФ, Конституционный, Верховный и Высший Арбитражный Суды РФ, Прокуратура РФ, Министерство финансов РФ, Министерство обороны РФ, Гостехкомиссия, Департамент Налоговой полиции РФ и многие другие.

Полнота и достоверность информации в базе обусловлена возложенной на НЦПИ задачей по информационно — правовому обеспечению федеральных органов государственной власти, судов и учреждений юстиции, задачами по формированию нормативного корпуса Свода законов Российской Федерации. База данных «Эталон» по сути представляет собой машиночитаемую версию Свода законов России.

Вся информация в базе оперативно и регулярно обновляется. Благодаря своему объему и универсальности интересна широкому кругу потребителей от профессиональных юристов до студентов всех специальностей.

При работе с ПК «Эталон» пользователь имеет возможность производить поиск документов по полному или частичному совпадению значений реквизитов документов, по словам, содержащимся в заголовке и тексте документа с учетом структурных единиц (абзац, предложение, словосочетание). Реализована возможность расширенного поиска документов среди массива схожих видов (например, инструкция-инструктивное письмо). Возможен одновременный поиск документов из разных баз данных.

Рисунок 1. Эталон.

Для поиска документов необходимо заполнить поля карты реквизитов. ПК «ЭТАЛОН» при заполнении какого-либо поля карты реквизитов производит поиск документов и отображает как количество документов, соответствующих выбранных значениям каждого реквизита (в поле Найдено в правой части окна карты реквизитов), так и количество документов, соответствующих запросу в целом (в поле Запросу соответствует в нижней части окна карты реквизитов).

Если какие-либо поля карты реквизитов не заполнены (не выбраны значения реквизитов), ПК «Эталон» соответственно считает, что найденные документы могут иметь любые значения в этих полях.

Для построения списка найденных по запросу в целом документов используется кнопка Список в нижней части окна карты реквизитов или клавиша F8, а также пункт Список F8 локального меню карты реквизитов.

Принципы проектирования справочно-информационных систем

Принцип удобства использования

Справочно-информационная система должна быть удобной и интуитивно понятной для пользователей. Интерфейс системы должен быть простым, понятным и легким в использовании. Это включает в себя удобную навигацию, понятные и понятные иконки и кнопки, а также понятные инструкции и подсказки.

Принцип доступности

Справочно-информационная система должна быть доступной для всех пользователей, включая людей с ограниченными возможностями. Это означает, что система должна быть доступна через различные устройства и платформы, а также должна поддерживать различные языки и форматы.

Принцип надежности и безопасности

Справочно-информационная система должна быть надежной и безопасной. Это означает, что система должна быть защищена от несанкционированного доступа и взлома, а также должна иметь механизмы резервного копирования и восстановления данных.

Принцип гибкости и расширяемости

Справочно-информационная система должна быть гибкой и расширяемой, чтобы удовлетворять изменяющимся потребностям и требованиям пользователей. Это означает, что система должна быть способна легко добавлять новую информацию, функциональность и модули.

Принцип эффективности и производительности

Справочно-информационная система должна быть эффективной и обеспечивать высокую производительность. Это означает, что система должна быстро отвечать на запросы пользователей, обрабатывать большие объемы данных и обеспечивать быстрый доступ к информации.

Принцип адаптивности и масштабируемости

Справочно-информационная система должна быть адаптивной и масштабируемой, чтобы соответствовать различным потребностям и масштабам использования. Это означает, что система должна быть способна адаптироваться к различным устройствам и сетям, а также масштабироваться для обработки большого количества данных и пользователей.

Принцип целостности и согласованности

Справочно-информационная система должна обеспечивать целостность и согласованность данных. Это означает, что система должна иметь механизмы проверки и контроля данных, чтобы предотвратить ошибки и несоответствия.

Принцип экономичности

Справочно-информационная система должна быть экономичной в разработке и эксплуатации. Это означает, что система должна быть разработана с учетом оптимального использования ресурсов и минимизации затрат на обслуживание и поддержку.

Таблица сравнения справочно-информационных систем

Характеристика	Описание	Пример
Определение	Системы, предназначенные для сбора, хранения, обработки и предоставления информации	Электронный каталог библиотеки
Цели и задачи	Обеспечение доступа к информации, упрощение поиска и получения нужных данных	Справочная система для медицинских работников
Преимущества	Быстрый доступ к информации, удобство использования, возможность автоматизации процессов	Система учета товаров на складе
Недостатки	Риски потери данных, сложность внедрения и обслуживания, высокая стоимость разработки	Система управления проектами
Принципы проектирования	Учет потребностей пользователей, гибкость и масштабируемость системы, безопасность данных	Система учета клиентов в банке
Технологии и инструменты	Базы данных, языки программирования, сетевые технологии, среды разработки	Система управления контентом для веб-сайта
Применение	Библиотеки, медицина, банки, склады, производство и др.	Система учета персонала в компании
Тенденции развития	Использование искусственного интеллекта, облачных технологий, аналитики данных	Система управления рекламными кампаниями

Преимущества и недостатки справочно-информационных систем

Преимущества:

1. Удобство доступа к информации: справочно-информационные системы предоставляют быстрый и удобный доступ к большому объему информации. Пользователи могут легко найти нужные им данные, используя поисковые функции и фильтры.

2. Эффективность работы: благодаря автоматизации процессов поиска и обработки информации, справочно-информационные системы позволяют сократить время, затрачиваемое на поиск и анализ данных. Это повышает эффективность работы пользователей и организаций в целом.

3. Централизованное хранение данных: справочно-информационные системы позволяют хранить все данные в одном месте, что облегчает их управление и обновление. Это также позволяет избежать дублирования информации и улучшает ее целостность и консистентность.

4. Улучшение принятия решений: справочно-информационные системы предоставляют пользователю доступ к актуальным и достоверным данным, что помогает принимать информированные решения. Аналитические инструменты и отчеты, доступные в системе, также способствуют более глубокому анализу данных и выявлению тенденций.

5. Улучшение коммуникации и сотрудничества: справочно-информационные системы позволяют пользователям обмениваться информацией, работать над проектами и совместно решать задачи. Это способствует улучшению коммуникации и сотрудничества внутри организации или сообщества.

Недостатки:

1. Затраты на разработку и поддержку: создание и поддержка справочно-информационных систем требуют значительных затрат времени, ресурсов и денег. Необходимо разработать и настроить систему, обучить пользователей, обеспечить ее безопасность и обновлять ее по мере необходимости.

2. Сложность использования: некоторые справочно-информационные системы могут быть сложными в использовании для непрофессионалов или людей с ограниченными навыками работы с компьютером. Это может создавать проблемы при обучении и внедрении системы.

3. Ограничения доступа к информации: в некоторых случаях, справочно-информационные системы могут иметь ограничения доступа к определенным данным или функциям. Это может быть неудобно для пользователей, которым требуется доступ к конкретной информации, но имеют ограниченные права доступа.

4. Риски безопасности: справочно-информационные системы могут быть подвержены угрозам безопасности, таким как несанкционированный доступ к данным или вирусы. Необходимо принимать меры для защиты системы и данных от таких угроз.

5. Зависимость от технических средств: справочно-информационные системы требуют наличия компьютеров, сетей и других технических средств для их функционирования. Если эти средства выходят из строя или недоступны, то доступ к информации может быть ограничен или невозможен.

В целом, справочно-информационные системы имеют множество преимуществ, которые способствуют улучшению доступа к информации, эффективности работы и принятию решений. Однако, они также имеют свои недостатки, которые необходимо учитывать при разработке и использовании таких систем.

3.1 Поиск по реквизитам в системе ГАРАНТ Платформа F1

Поиск по реквизитам — это точный поисковый инструмент, предназначенный для поиска документов по заранее известным реквизитам документа.

Рисунок 4. Гарант Платформа F1.

—         с помощью клавиши быстрого доступа F7

—         с помощью пиктограммы на панели инструментов

—         через командное меню системы Поиск

—         с помощью меню Поиск на панели навигации

В карточке запроса содержатся все прежние реквизиты, которые теперь для удобства распределены по трем секциям: Основные реквизиты документа, Реквизиты регистрации в Минюсте и Расширенные реквизиты документа. Секцию с редко используемыми реквизитами можно свернуть с помощью кнопки, расположенной справа в строке названия секции.

Значение реквизитов можно задавать любым способом:

—         вводить вручную

—         выбирать из списка

—         из специального окна выбора

—         Расширенные реквизиты . В карточке запроса кроме основных реквизитов можно внести расширенные реквизиты

—         Неограниченное число полей контекста

—         При заполнении строки в поле Контекст справа от нее появляется кнопка , по нажатию которой добавляется новая строка ввода контекста.

Внимание!

1.      Если Вы набираете контекст в одной строке, система ищет точную заданную последовательность слов;

2.      если Вы набираете контекст в разных строках, поиск заданных слов осуществляется в разной последовательности.

Любой поисковый запрос можно сохранять неограниченное число запросов и использовать их в дальнейшей работе. Сохраненные в папку Мои документы (на панели инструментов это папка с сердечком ) запросы могут быть использованы в качестве фильтров для любого существующего в системе вида поиска.

Советы пользователям:

—         не задавайте слишком много поисковых условий

—         вводите только точные известные значения

—         не допускайте в поле ввода контекста опечаток

—         внимательно следите за тем, в какую папку входит отмечаемое вами значение реквизита

Классификация и характеристика справочно-правовых систем

Всю необходимую информацию о правовом инструменте можно выяснить из поля поиска “Дата принятия”. Именно данное поле предоставляет информацию о всех правовых актах в последовательности относительно времени регистрации.  Также имеет место классификация по конкретному номеру документа, который присваивается документу в момент его регистрации в системе. 

Значимое положение между классификаторами отводится предметному классификатору. С помощью данного классификатора устанавливается характеристика, которая определяет тематику и отраслевой принцип построения.

Сам же классификатор строится по отраслевому принципу. Его главный признак представлен показателем регулирования права. Данный показатель регулирования обладает довольно сложной иерархической структурой построения и понятий юриспруденции.

Все информационные сайты справочных правовых систем включают в себя научные и публицистические материалы, которые обладают как правовой, так и экономической информационной направленностью.

В содержании также присутствуют данные теоретического характера, определенные пояснения законодательства и юридической составляющей. Весь список справочных правовых систем организовывает работу принятия решений, которые включают в себя основные разъяснения и необходимые консультации. В ходе проведенных исследований и анализов было доказано, что большинство вопросов, которые касаются налогообложения и бухгалтерского учета, решаются путем использования правовых актов и правил.

Благодаря исследовательской работе возникли узкоспециализированные справочные системы «Консультант-Бухгалтер» и «Консультант-Финансист». Они первоначально опирались на официальную информацию, которая носила разъяснительный характер.

Официально разъяснения и консультации могут быть представлены в следующем виде:

• экспертами популярных и известных аудиторских и юридических фирм;
• представителями министерства финансов РФ;
• федеральной налоговой службой;
• таможенной службой.

Также вопросами правовой информации могут заниматься не только перечисленные выше компетентные органы. Разъяснения также могут давать представители структур, которые регулируют нормативными актами взимание налогов, исполнение особого налогового контроля, осуществление бухгалтерского учета, статистики, научных исследований и открытий.

Характеризовать уровень качества информационного состава справочных правовых систем сможет полный объем имеющейся информации, оперативность получения новых данных. А также высокий уровень качества правовой обработки информации.

Стоит отметить, что основная характеристика представлена высоким качеством компьютерных технологий, которые применяются СПС. К примеру, это могут быть поисковые и сервисные возможности.

Популярность и конкурентоспособность любой справочной правовой системы в значительной мере способен определить общий уровень предоставляемого сервиса и наличие прибавочных услуг, которые предлагают всем пользователям.

Основные показатели для справочных данных, которые получили более широкое распространение и применение:

• обязательное наличие электронного формата и интернет версии документа, что позволит без труда осуществлять работу с данной правовой системой;
• бесплатный просмотр и презентация системы высококвалифицированным специалистом в офисе заказчика;
• предоставление гарантий устойчивого информационного сопровождения систем на компьютере пользователя;
• проведение обязательного обучения всех пользователей при работе со справочными правовыми системами на компьютере;
• предоставление консультаций специалиста при возникновении сложных ситуаций и вопросов;
• возможностью поиска и заказа определенных документов, которые не включены в стандартный комплект информации;
• техническая поддержка всей системы на компьютере пользователя, восстановление в случае определенных непредвиденных сбоев.

Российская Федерация обладает целым рядом компаний, которые специализируются по разработке и применении различного рода справочных правовых систем.

Наиболее известными и основными справочными правовыми системами являются:

• «Консультант Плюс».
•  «Гарант».
•  «Кодекс».
• «Эталон».
• «Система».
• ЮСИС.
• «Референт».
• «Юридический мир».
• «Ваше право». «Юрисконсульт».
• «1C: Кодекс».
• «1C: Гарант».
•  «1C: Эталон».
• «Законодательство России».

Каждая правовая система содержит необходимый перечень документов, которые утверждены и разрешены к дальнейшему использованию.